Conservazione sostitutiva a norma per la casella di posta elettronica certificata PEC per professionisti, enti pubblici, privati ed imprese

La PEC è diventata strategica nel processo di digitalizzazione delle comunicazioni commerciali e amministrative delle imprese.   

È diventata fondamentale per i processi aziendali e pertanto deve essere sicura e ne è richiesta la valenza legale 

in caso di contenzioso legale, produrre in giudizio una copia dell’email sottoposta ad un processo di conservazione digitale a norma e accresce la capacità probatoria dell’azienda. 

L’importanza della conservazione della corrispondenza aziendale (e la sua necessità) è, tra l’altro, sancita dall’art.2214 e art. art. 2220 del Codice Civile: 

“L’imprenditore che esercita un’attività commerciale deve tenere il libro giornale e il libro degli inventari. Deve altresì tenere le altre scritture contabili [che siano richieste dalla natura e dalle dimensioni dell’impresa e conservare ordinatamente per ciascun affare gli originali delle lettere, dei telegrammi e delle fatture ricevute, nonché le copie delle lettere, dei telegrammi e delle fatture spedite” 

Le scritture devono essere conservate per dieci anni dalla data dell’ultima registrazione. Per lo stesso periodo devono conservarsi le fatture, le lettere e i telegrammi ricevuti e le copie delle fatture, delle lettere e dei telegrammi spediti” 

Il servizio di conservazione a norma Facile PEC è un prodotto semplice e sicuro che permette di disporre di mail legalmente valide in casi di contenzioso legale. 

I messaggi PEC equiparati ad una raccomandata, rappresentano una corrispondenza con rilevanza giuridica dell’attività dell’impresa, pertanto devono essere conservati per 10 anni in osservanza all’art. 2220 cod. civ. 

Il servizio Facile PEC conservazione a norma utilizza la conservazione  Conservazione Sostitutiva Docfly   che permette di conservare qualsiasi email PEC ricevuta, versando in conservazione il file .EML contenuto sulla propria casella PEC.  

Il versamento in conservazione dei documenti può avvenire ONLINE attraverso il pannello del servizio  semplicemente spostando la pec  nella cartella “CONSERVAZIONE” 

I documenti versati in conservazione sono conservati finché il contratto in essere è attivo, cioè fin quando il servizio di conservazione sostitutiva è rinnovato regolarmente. La conservazione è effettuata nel rispetto della normativa vigente, cioè garantendo i fondamentali requisiti di autenticità, integrità, affidabilità, leggibilità, reperibilità ed opponibilità. Qualora il titolare dei documenti conservati interrompa il contratto in essere, non rinnovando il servizio o richiedendone disdetta, la conservazione dei documenti per i successivi anni, nel rispetto della normativa, è esclusivamente a suo carico. 

Le conservazioni che Facile Pec propone sono 15 da 1 5 e 10 anni per una capacita di 1 5 10 15 gb 

Il cliente può scegliere ad esempio una capacità di 5 GB per 10 anni, prepagare e sollevarsi dall’incombenza del rinnovo. 

 

Cosa accade al servizio se non si procede al rinnovo? 

Nel caso in cui il giorno della scadenza del servizio non sia stata completata la procedura di rinnovo e registrato il pagamento, nei successivi 90 giorni il pannello di Conservazione sostitutiva sarà accessibile con delle limitazioni. Sarà possibile effettuare soltanto operazioni di consultazioni e recupero dei documenti conservati, non si potrà quindi eseguire nuovi versamenti.

Superati i 90 giorni dalla scadenza il servizio non sarà più accessibile, i dati contenuti saranno cancellati e quindi non potranno essere più recuperati o consultati.

Sarà comunque possibile procedere con un nuovo acquisto del servizio di conservazione. 

Data la rilevanza giuridica per l’attività consigliamo di acquistare una conservazione per un periodo di tempo che va dai 5 a 10 anni scegliendo uno spazio iniziale minimo e poi incrementarlo negli anni successivi.  

Quali sono le tempistiche di attivazione del servizio? 

L’attivazione del servizio è strettamente legata alla registrazione del pagamento.  

Al momento dell’attivazione viene inviata una comunicazione alla casella di posta PEC indicata in fase di ordine, la quale contiene l’accettazione di fornitura conservazione sostitutiva e il link per completare la sottoscrizione online del contratto e l’accettazione esplicita del servizio di Conservazione Sostitutiva 

Il rinnovo del servizio può essere eseguito in qualsiasi momento, per 1 o più anni (massimo 10), e deve essere concluso, con la registrazione del relativo pagamento da parte di Aruba, almeno 15 giorni prima della scadenza. 

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